RÈGLEMENT INTÉRIEUR de la FFG
Adopté par le Conseil d’administration du 24/10/2009
Article 1 : Admissions
(titre I, art. 3 des statuts)
A la suite d’un courrier postal ou électronique reçu de l’association postulante, un dossier de demande d’admission doit lui être fourni par la fédération, avec une fiche de renseignements à remplir. Les pièces suivantes devront ensuite être adressées au siège de la fédération en envoi recommandé avec accusé de réception :
- une présentation de l’association du demandeur (association loi de 1901 ou autre structure)
- la composition de son Conseil d’Administration ou la liste de ses dirigeants
- la déclaration du nombre d’adhérents
- un exemplaire des statuts, ou de la structure du demandeur s’il n’est pas sous forme d’une association de la loi de 1901
- un exemplaire du règlement intérieur, le cas échéant
- la fiche de renseignement entièrement complétée.
Dès réception d'une demande d'affiliation, le représentant de l'Union régionale ou du Collège susceptible d’être concerné sera averti et invité à donner son avis sur la demande.
Article 2 : Rattachement à une Union des associations
(titre I, art. 3, § 1 des statuts)
Toute association doit obligatoirement faire partie d’une Union ou d’un Collège pour être représentée à la Fédération Française de Généalogie par l’administrateur élu de cette Union ou de ce Collège.
La demande de rattachement à une Union doit être adressée directement à l’Union, avec copie à la Fédération. L’Union devra répondre à cette demande d’adhésion dans les délais les meilleurs et, au maximum, dans un délai de deux mois.
La notification de la décision prise par l’Union devra être adressée à l’association et à la Fédération.
En cas d’absence de réponse ou de refus de la part de l’Union dans ce délai, l’association et l’Union seront invitées à présenter par écrit leurs observations à la Commission juridique et des statuts. Celle-ci mettra tout en œuvre pour parvenir à une conciliation et fera rapport de sa mission au Conseil d’Administration de la Fédération, qui décidera en dernier recours.
Article 3 : Assemblée générale
(titre II, art. 5 des statuts)
L’Assemblée Générale est convoquée un (1) mois avant la date fixée pour sa tenue. La signature d’une feuille d’émargement constate les membres présents, les membres représentés, le nombre de voix des uns et des autres et donne accès à l’Assemblée Générale. Les chiffres sont annoncés et servent de base aux différents votes. Les votes sont constatés par trois scrutateurs pris dans l’Assemblée, en dehors du Conseil d’Administration.
Les éventuels observateurs et invités présents, à la discrétion du Président, sont tenus aux réserves d’usage.
Article 4 : Réunion des Collèges
(titre II, article 5 , § 4 des statuts)
La Fédération organise les réunions des collèges prévues. Elle fait les appels de candidature, organise les scrutins, désigne les scrutateurs et en dresse les procès-verbaux. .
Les modalités pratiques sont les suivantes :
a) Appel à candidature : .
La FFG fera appel à candidature 2 mois avant l'Assemblée Générale. Les candidats ne peuvent être que des associations dans chaque collège.
b) Dépôt des candidatures : .
Le dépôt des candidatures devra être reçu par la Fédération à peine de forclusion au moins quinze jours avant l'Assemblée Générale. .
La Fédération adressera à chaque association concernée le nom de ou des associations candidates.
c) Organisation du vote : .
La FFG organise la matérialité du vote et désigne les scrutateurs. .
Représentation des associations : Chaque association est représentée lors du vote par son Président ou un membre de ladite association porteur d'un pouvoir spécial .
Vote par procuration : Le vote par procuration est possible. Une association ne peut recevoir plus de deux procurations des autres associations de son Collège..
d) Désignation du représentant permanent de l'association élue :
Une fois l'élection de l'association effectuée, celle-ci fait connaître avant le prochain C.A. de la Fédération à intervenir, le nom de son représentant permanent, qui prend le titre d'Administrateur de la Fédération. .
Article 5: Conseil d’Administration
(titre III, art. 7 des statuts)
1. Les Administrateurs sont au service de la Fédération qu’ils administrent et dont ils doivent défendre les intérêts.
2. La désignation des Administrateurs par les Unions est constatée par la remise au Président de la Fédération d’un extrait du procès-verbal de la réunion les ayant élus.
3. Dans le cas où des associations d’une même Union d’action généalogique se retireraient de la Fédération, de telle sorte qu’une seule association fédérée subsiste dans ladite circonscription, cette association aurait, de droit, les mêmes prérogatives qu’une Union et pourrait envoyer son représentant au Conseil d’Administration de la Fédération.
Article 6 : Cotisations
(titre III, art. 14 § 2 des statuts)
Le taux de base est voté chaque année par l’Assemblée Générale pour l’année suivante, il est appliqué selon les modalités ci-après :
a. Membres titulaires : une cotisation annuelle d’un montant égal au produit du taux de base par le nombre d’adhérents réels de l’association au 31 décembre de l’année précédente. Cette cotisation est obligatoirement supérieure ou égale à 20 fois le taux de base.
b. Membres d’honneur : ils sont exemptés de cotisation.
c. Membres bienfaiteurs : une cotisation annuelle forfaitaire d’un montant égal à 300 fois le taux de base.
d. Membres correspondants : une cotisation annuelle forfaitaire d’un montant égal à 100 fois le taux de base.
e. Membres de droit : ils sont exemptés de cotisation.
f. Membres honoraires : ils sont exemptés de cotisation.
Les cotisations doivent être payées au plus tard le 31 mars de chaque année, pour être admis à voter à la prochaine Assemblée générale annuelle.
Ce paiement avant le 31 mars donne aussi le droit de bénéficier éventuellement des conditions particulières accordées par la Fédération à ses membres lors des manifestations qu’elle organise dans les 12 mois qui suivent cette date.
Afin de gérer efficacement le stock de timbres fédéraux, les Administrateurs représentant les Unions et les Collèges fourniront lors du dernier Conseil d’Administration de l’année le nombre d’adhérents de chaque association composant l’Union ou le Collège qu’ils représentent. Ce montant majoré de 10 % correspond au nombre de timbres fédéraux envoyés avec la demande de renouvellement de cotisation par le trésorier en fin d’année.
Article 7 : Du bon usage de ses titres
Nul ne peut se prévaloir de son appartenance au Conseil d’Administration de la Fédération sans en avoir été autorisé par le Bureau, pour toute activité lucrative non directement liée à son rôle d’administrateur.
Article 8 : Les commissions
(titre I, art 2 avant dernier § des statuts)
A. Commission juridique et des statuts.
La commission des statuts intitulée dorénavant « Commission juridique et des statuts », conseille le bureau et le conseil d’administration sur le plan juridique lorsque la Fédération est interrogée par les associations ou les institutions pour un problème de cet ordre.
Elle examine les problèmes d’interprétation des statuts et du règlement intérieur, elle pourra être amenée à soumettre des améliorations de ceux-ci au conseil d’administration. Elle peut se constituer en commission de conciliation à la demande du conseil d’administration ou du bureau.
Elle se compose au maximum de douze (12) membres, dont le Président et le Secrétaire général de la Fédération sont membres de droit.
En cas de vacance, le renouvellement sera effectué par le conseil d’administration, parmi les administrateurs d'associations membres de la Fédération et sous réserve de l'approbation du conseil d'administration.
La qualité de membre de cette commission se perd :
- par le décès ou la démission
- par la radiation prononcée pour motif grave, à la majorité des membres du Conseil d’administration, après que l’intéressé a été appelé au préalable à fournir ses explications audit Conseil d’Administration.
- lorsque la personne n’est plus administrateur d’une association fédérée
La commission peut s’adjoindre des conseillers techniques admis à siéger sans voix délibératives.
B. Autres commissions.
Les commissions spécialisées ci-après ont été créées :
- commission communication : elle propose les différentes actions à mener en matière de communication, fait des propositions sur les supports édités ou à mettre en place par la fédération. Elle participe à l’organisation du Prix Gaston Sagot (meilleurs stand et revue) remis lors des congrès nationaux.
- commission multimédia : elle fait des propositions sur l’ensemble des possibilités offertes par Internet sur tous les supports. L'organisation du prix du meilleur site Internet remis lors des congrès nationaux lui est confié.
- commission des congrès : elle est chargée de mettre à jour la charte des congrès nationaux, de valider les candidatures aux futurs congrès après examen du dossier, du suivi. Elle favorise les échanges avec les précédents organisateurs.
- commission généalogie à l’école : elle propose des actions de sensibilisation et de formation en milieu scolaire.
- commission formation : elle met en place les outils nécessaires afin de faire connaître la généalogie, propose des formations aux responsables d’associations, anime des réunions à la demande d’associations, de groupements ou d’entreprises.
Chaque commission est constituée au maximum de douze (12) membres dont le président, le secrétaire général et un membre du bureau de la Fédération sont membres de droit. Les autres membres sont désignés par le président de la Fédération en fonction de leurs compétences techniques dans les domaines sus-indiqués. Toutefois, pour la commission des congrès, il est précisé que les membres sont les organisateurs des derniers congrès dans la limite de neuf (9). Chaque commission nomme un président et un secrétaire qui peuvent ou non être administrateur de la fédération. Chaque commission se réunit au moins une fois deux fois par an selon les besoins.
La qualité de membre d’une commission se perd :
- par le décès ou la démission
- par la radiation prononcée pour motif grave, l’intéressé a été appelé au préalable à fournir ses explications au conseil d’administration.
Article 8 bis : Les conseillers
Le président peut s’adjoindre des conseillers. Les postes sont occupés par des membres d’associations généalogiques fédérées ou personnes reconnues dans le domaine concerné, le président en informe le conseil d'administration suivant.
Article 9 : Attribution des prix de la Fédération
Les prix suivants sont créés par la fédération pour récompenser les généalogistes amateurs. Pour concourir, il convient de faire acte de candidature.
LORS DES CONGRES NATIONAUX
-Prix Gaston Sagot
Il est destiné à récompenser la meilleure revue d’association fédérée, également, le meilleur stand d’association fédérée
Composition du jury : Madame Sagot ou son mandataire, 2 membres du Bureau FFG présents au congrès, le président du congrès ou son mandataire, le président de la commission communication FFG ou son Mandataire.
-Prix littéraire de la Fédération
Décerné tous les deux ans à l'occasion des Congrès nationaux. Ce prix d'un montant de 500 euros sera attribué pour un ouvrage traitant de généalogie et d'histoire des familles. La partie la plus importante devra être consacrée à la généalogie. L'ouvrage pourra être édité par une association ou imprimé à compte d'auteur.
L'auteur devra être membre d'une association fédérée et ne pas avoir d'activité professionnelle dans le domaine de la généalogie.
Le jury sera constitué de membres de la Commission Communication de la Fédération et du Comité d'organisation du Congrès.
Pour concourir deux exemplaires des ouvrages devront être envoyés à l'adresse de la Fédération.
LORS D'AUTRES MANIFESTATIONS
La Fédération pourra participer seule ou en accord avec un/des partenaires à l’organisation et la délivrance d’un prix couronnant une œuvre généalogique.
Pour chaque prix, les attributions sont effectuées par les jurys concernés, par délibération avant la remise de ceux-ci, lors d’une réunion à leur convenance.
Article 10 : Attribution de la Médaille de la Fédération
La Fédération Française de Généalogie a créé une médaille honorifique qu’elle décerne selon des conditions précises.
CRITÈRES D’ATTRIBUTION
Peuvent être honorées toutes personnes physiques ou morales répondant à l’une des conditions suivantes :
– Avoir été remarqué pour son action en faveur du développement de la généalogie.
– Avoir été pendant au moins 10 ans administrateur de la Fédération Française de Généalogie.
– Avoir été au moins pendant 10 ans membre d’un bureau d’une association généalogique fédérée.
CONDITIONS D’ATTRIBUTION
La demande d’attribution doit être parrainée par écrit par un administrateur de la Fédération Française de Généalogie ou par le président d’une association fédérée. Elle est soumise au vote du conseil d’administration de la Fédération par son président et accordée à la majorité simple des administrateurs présents ou représentés.
Pour des raisons protocolaires, le Président de la Fédération Française de Généalogie peut attribuer à sa discrétion par an 5 médailles à des personnalités ou des organismes nationaux ou étrangers. Le Président informe, une fois par an, le conseil de la gestion de son contingent de médailles.
CONTINGENT
Afin de garder la valeur honorifique de la médaille de la Fédération Française de Généalogie, le contingent annuel d’attribution est fixé à 10 médailles maximum.
Elles sont remises par le président de la Fédération Française de Généalogie ou son représentant dûment mandaté lors d’une cérémonie si possible solennelle.
Un registre sera tenu par le secrétariat de la fédération.
Article 11 : Mise à disposition de matériel
Prêt de matériel aux membres du bureau ou des conseillers techniques
A titre exceptionnel, des membres du Bureau ou des conseillers techniques peuvent être autorisés à utiliser chez eux du matériel de la Fédération, afin de remplir plus efficacement la tâche pour laquelle ils ont été désignés.
Cette autorisation, toujours révocable, doit faire l’objet d’une décision de bureau. Le bénéficiaire signera une prise en charge et s’engagera à rendre le matériel à la cessation de ses activités à la Fédération.
Le Trésorier est chargé de reconstituer l’inventaire des matériels de la Fédération et de le tenir à jour, en précisant les lieux où ils sont utilisés et par qui ils sont détenus.
Location du vidéoprojecteur
Le vidéoprojecteur de la Fédération peut être loué aux associations fédérées pour une durée de deux ou huit jours. Un tarif est défini chaque année lors de la première réunion du bureau. Une convention intitulée «Convention de location de vidéoprojecteur » a été mise en place et doit être régularisée avant le départ du matériel accompagné des chèques correspondants aux frais de location et à la caution.
Article 12 : Convention avec les bénévoles
(titre III, art 9, §3 des statuts)
Le Président peut confier, après avis favorable du Bureau, une mission particulière à toute personne de son choix. Le Conseil d’Administration suivant en est informé.
La personne chargée de la mission agit sous couvert du Président tant au niveau des associations fédérées que des organismes ou sociétés extérieures, et elle répond de cette mission au Bureau.
Dans le cadre de cette mission les moyens nécessaires à sa bonne fin lui seront fournis en accord avec le Bureau. Le détail de la mission, nature et durée, sera précisé par écrit en accord entre le Bureau et la personne qui en sera chargée, selon l'imprimé "ordre de mission".
Article 13 : Remboursement de frais aux administrateurs
et aux chargés de mission
(titre III, art 7 des statuts)
Les remboursements effectués aux administrateurs, conseillers, ou chargés de mission, dans le cadre de déplacements occasionnés sont effectués sur la base d’un aller-retour au tarif 2ème classe de la SNCF. Un ordre de mission doit au préalable avoir été validé par un membre du bureau (ce document ne s’applique pas pour les réunions de conseil, de bureau, des commissions et les permanences).
Article 14 : Modification du règlement intérieur
(titre IV, art 22 des statuts)
Les modifications au présent règlement intérieur sont présentées au Conseil d’Administration de la Fédération pour approbation. Il entre en vigueur aussitôt.
(mise à jour le 13 avril 2010)
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